A Ricoh Portugal organizou um evento online dedicado às vantagens de digitalizar os departamentos de RH, Financeiro, Marketing e Vendas.
Luís Lemos, Nuno Igrejas e Milene Oliveira falaram sobre os benefícios da implementação do software de gestão documental Docuware.
Deram exemplos práticos sobre o impacto que operações como o armazenamento e pesquisa de documentos podem ter, reduzindo cerca de 100 horas por mês no tempo dedicado à mesma, libertando os recursos humanos para outras tarefas. Outro exemplo dado foi o do tempo despendido na consulta a clientes e fornecedores no sistema documental, que passa de 15 a 20 minutos para 1 a 2 minutos por cada consulta.
Noutro caso prático, sobre a conciliação de faturas de fornecimento com guias de transporte, o cliente, empresa distribuidora na área alimentar, conseguiu diminuir o tempo despendido em 8 horas / semana, o que resultou numa poupança de 30 horas / mês.
Luís Lemos, diretor da Ricoh na zona norte, refere que é importante ter noção do “retorno do investimento” em soluções como o Docuware e que os resultados obtidos “sejam mensuráveis, o que é muito importante”.
Para a área de Recursos Humanos, Nuno Igrejas mostrou os benefícios da aplicação do software de gestão documental, com formulários desenhados à medida de cada departamento dentro de uma organização, que permitem uma diminuição no tempo de resposta a candidaturas, com garantias de privacidade dos dados dos candidatos e com funções específicas como, por exemplo, a assinatura digital integrada ou a gestão de arquivo de dossiers de colaboradores, com fluxos de trabalho para pedidos de férias e ausências, por exemplo.
Para o Marketing e Vendas, o facto de ser uma ferramenta responsiva e acessível por vários tipos de dispositivos, permite uma resposta mais rápida por parte das equipas comerciais, que necessitam de constantes alterações. Além disso, permite a integração com as suites de produtividade da Microsoft, criar um histórico por cliente e aceder a ferramentas de pesquisa avançada.
“Tempo é dinheiro, especialmente o tempo que deixamos de gastar com tarefas regulares e redundantes. Para mim é uma das principais vantagens. Outro grande benefício está relacionado com o espaço, por motivos óbvios, e com o aumento de eficiência, produtividade e automatização de processos…tudo isto traz retorno”, rematou Milene Oliveira.
O DocuWare é uma solução de gestão documental que automatiza as tarefas manuais e o acesso à informação, sendo transversal a diversas áreas de negócio e uma solução personalizável. Os responsáveis da Ricoh dizem que está disponível quer nos formatos Software as a Service (SaaS) ou On Premises (instalado no ecossistema do cliente).
