A Beltrão Coelho acaba de reforçar o portefólio com um software de gestão documental para otimização de processos de impressão e de trabalho nas empresas. O TERAdocuments, um software da PrintAnyWay, que recorre à indexação dos documentos de forma automática e contempla um conjunto de ferramentas que facilitam processos internos.
“Face à situação atual, sentimos a necessidade de trazer para o mercado um produto que facilitasse os fluxos de documentação nas empresas. Este novo software permite a otimização de processos, o que se materializará em ganhos de produtividade e redução de custos nas organizações, garantindo a segurança dos documentos”, sublinha Ana Cantinho, diretora-geral da Beltrão Coelho.
Com ligação a impressoras multifuncionais, o software tem como principais funcionalidades a captura, processamento e arquivo de documentos, bem como o desenho de fluxos de aprovação de documentos e a pesquisa digital.
Permite, ainda, através do motor de OCR (reconhecimento ótico de caracteres), a conversão automática de documentos em PDF pesquisáveis, bem como encontrar um documento em “apenas meio segundo”, diz a empresa.
Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização, que podem estar localizados nas instalações da organização, na cloud, ou numa combinação dos dois.
Nos workflows, é possível desenhar fluxos de aprovação para que os documentos sejam revistos, aprovados, publicados e distribuídos. Os utilizadores são, depois, notificados das suas tarefas pendentes.
Outra das suas funcionalidades passa pela análise dos emails recebidos em caixas de correio predefinidas, cujos documentos anexados entram automaticamente nos processos de captura de dados, arquivo e workflow.
O TERADocuments permite, também, incluir scripts customizáveis, fazendo deste um software que não está fechado e que pode ser adaptado à realidade de cada organização.
Funciona 100% online e pode ser acedido através de qualquer dispositivo, facilitando, por exemplo, o upload de documentos capturados por telemóvel. É, ainda, possível a definição de diferentes níveis de acesso consoante o tipo de utilizador.