O valor dos dados nunca foi tão importante para as organizações como atualmente. No entanto, muitas empresas ainda lutam para perceber como armazenar essas informações.
Uma em cada três empresas reconhece que falta espaço de armazenamento para documentos, apesar da existência de tecnologias como as de Serviços de Conteúdo. A Kyocera Document Solutions Europe analisou a questão num relatório intitulado "Como a falta de armazenamento de documentos impacta as empresas".
“É evidente que as empresas em toda a Europa ainda não abriram os olhos para as oportunidades que estão disponíveis quando se trata de como armazenamos nossa documentação”, explica Michael Powell, especialista em marketing de produtos de software da Kyocera Document Solutions Europe.
“Com anos de documentos em papel empilhados nos nossos locais de trabalho, as organizações podem descobrir uma forma totalmente nova de trabalhar usando a tecnologia para organizar as informações. Através da simples digitalização de um documento que não precisa ser retido, podem manter-se informações cruciais sem aumentar os custos e as complicações associadas ao armazenamento de papel, ao mesmo tempo que facilita muito a procura ou o rastreamento das informações numa data posterior.”
A Kyocera revela que muitas organizações relatam que estão sem espaço de armazenamento enquanto recebem um número crescente de documentos. A situação força as empresas a uma situação difícil: levar documentos para armazenamento externo ou torná-los digitais.
Uma substancial percentagem (52%) das empresas exige acesso fácil à sua documentação, fortalecendo a oferta de opções de armazenamento digital, mas muitas empresas ainda precisam fazer a transição. Num mundo cada vez mais móvel, onde os funcionários passam o tempo fora do escritório, em reuniões ou a trabalhar em casa, o acesso à documentação em formato digital é essencial, diz a Kyocera.