A Adecco publicou uma lista de cinco sugestões que visam ajudar a que quem as segue possa ser mais organizado. A empresa especialista em Recursos Humanos afirma que é necessário gerir o tempo para ser efetivo, o que implica dizer não quando necessário, delegar ou estabelecer limites.
Depois de aprender a organizar o seu tempo no trabalho terá cumprido os objetivos diários e poderá realizar melhor as tarefas pessoais e familiares, com a dedicação que merecem. Realizar um planeamento diário permitirá a identificação do que realmente deseja fazer.
1. Identifique no que investe o seu tempo diariamente
Analise o que faz diariamente no seu trabalho. Se necessário, escreva no papel as tarefas que desenvolve e o tempo investido para concluí-las. Existem aplicações de gestão do tempo que ajudam neste cálculo de tempo de forma mais analítica, quer para smartphone quer para computador. Poderá igualmente usar uma folha excel para esse registo que dará uma ideia do que faz todos os dias.
2. Concentre-se e não se distraia
Faça apenas uma coisa de cada vez, mas termine-a. A execução multitarefa é boa para máquinas, mas o nosso cérebro precisa concentrar-se apenas numa coisa de cada vez para ser o mais produtivo possível.
Por exemplo, se precisa de escrever um texto, tente não atender o telefone ou distrair-se com os e-mails. Recuperar a concentração inicial para continuar com a escrita custará tempo muito valioso.
É importante marcar as horas. Por exemplo, das 9h às 10h, olhe para o e-mail e responda a e-mails; das 11h às 12h estude ou escreva relatórios... Desta forma, tem o tempo organizado e será possível realizar tudo a que se propõe evitando distrações indesejáveis.
3. A agenda é sua amiga
Seja digital ou em papel, manter uma agenda atualizada ajuda a organizar o tempo de forma eficaz. Planeie os seus dias com os detalhes possíveis, com horas de realização de tarefas e reuniões fazíveis e cumpra.
O importante é obter o melhor desempenho possível do tempo. Ter e manter uma agenda com as tarefas a curto, médio e longo prazo, reuniões e prazos de entrega, permite que tenha o pipeline de tarefas atualizado e cumprido e cruzá-lo com objetivos e com a sua própria agenda pessoal.
4. Identifique o que é urgente e o que é importante
Na maioria das vezes, o urgente não é importante. O nosso dia-a-dia pode estar cheio de "emergências" que não nos ajudam em nada. Deve tentar identificar o que é realmente importante para poder dar prioridade ao que merece. Não perca tempo com banalidades.
5. Reveja os planos
Não basta escrever as coisas na agenda. É altamente recomendável que dê uma vista de olhos semanal para fazer o balanço do que foi feito e do que poderá futuramente ser evitado para ser mais eficiente. Igualmente poderá rever sempre o tempo despendido para cada tarefa e melhorá-lo.