É já no próximo dia 25 de maio que entra em vigor o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Aprovado pela União Europeia, este conjunto de normas vem apertar ainda mais as regras, aplicadas às empresas, a nível da segurança dos dados dos clientes.
A entrada em vigor do RGPD apresenta novos desafios a todo o mercado empresarial, que tem de adaptar o funcionamento de acordo com as novas regras e garantir uma maior segurança à informação dos clientes, bem como ter a flexibilidade para dar acesso ou dar a possibilidade de eliminação dos mesmos, quando estes o entenderem.
A resposta da Konica Minolta a este desafio, na área do printing, materializa-se em duas soluções - o Follow-me printing e o Bizhub SECURE. O objetivo é auxiliar no cumprimento do regulamento a nível da impressão e da cibersegurança na circulação dos documentos pelos vários dispositivos presentes nas empresas.
O Follow-me Printing permite controlar todo o parque de impressão, através da autenticação de cada utilizador para acesso a cada equipamento, eliminando possíveis acessos não controlados aos documentos impressos. Através da utilização de nome de utilizador e password, um PIN ou mesmo através de cartões de identificação, apenas o utilizador pode aceder aos documentos que necessita de imprimir.
Já a Bizub SECURE é uma solução que irá estar instalada em todas as multifuncionais bizhub Konica Minolta. Após a configuração e ativação das opções de segurança, os documentos irão estar protegidos, ou seja, tanto a multifuncional bem como o disco rígido (HDD) irão estar em segurança, através da encriptação, autenticação e palavra passe de administrador segura e alfanumérica.
Mesmo que os trabalhos fiquem esquecidos pelos colaboradores nos servidores, serão eliminados no final do dia. É a própria aplicação que vai alertar o utilizador para uma possível quebra de segurança.
Do lado da gestão documental, a Konica Minolta apresenta o Dokoni Find. Como o próprio nome indica, permite encontrar todos os documentos relativos aos clientes. O foco do RGPD é a segurança das informações pessoais identificáveis ou os Personal Identifiable Information (PII). Falamos dos dados que podem identificar os clientes e, que muitas vezes, estão espalhados pela empresa, como por exemplo, os Curriculum Vitae que podem estar gravados em várias pastas ou mesmos na anexados em vários emails por toda a organização. Através do Dokoni Find, é possível identificar de forma rápida todos estes documentos e os locais onde se encontram armazenados, permitindo recuperá-los ou dar o tratamento pretendido aos mesmos.
Além de controlar todos os dados do seu parque de clientes, o Dokoni Find possibilita, por exemplo, cumprir com um direito que o novo regulamento vem reforçar, que é entregar, a quem pede, um suporte físico com toda a informação que existe sobre esse cliente.
Além disso, a aplicação tem níveis diferentes níveis de segurança ou de visualização, ou seja, nem todos vão ter acesso a toda a informação disponível dentro da empresa. É possível atribuir diferentes níveis de segurança, o que atribui diferentes tipos de visualização, e o acesso à informação varia de acordo com a função de cada colaborador.
Até maio deste ano, a proteção de dados em Portugal era regulamentada pela lei nº 67/1998, existindo uma outra legislação mais recente, mas mais direcionada para setores específicos, como a saúde, as comunicações eletrónicas e o trabalho.
O objetivo do Regulamento Geral de Proteção de Dados é que os cidadãos tenham mais clareza nas informações que lhes são prestadas sobre os seus dados e verem reforçado o direito à oposição ao tratamento.
Acresce o direito à portabilidade, que permite que alguém receba os dados pessoais que forneceu a um responsável pelo seu tratamento e transmiti-los a outro responsável.
O novo regulamento prevê ainda um conjunto de sanções que envolvem coimas que podem ascender aos 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual, sendo a opção escolhida a que tiver o valor mais alto.
